De directies worden verzocht een document te tekenen waarin uitdrukkelijk vermeld wordt dat de software, die op de PC's geplaatst wordt, legale software met een geldige licentie moet zijn. Dit betekent dat, ondanks het feit dat de coördinatoren de licenties van de software die men vraagt om te installeren niet controleren, ze niet verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor het eventueel installeren van "illegale" software.

Aan de ICT-coördinatoren wordt gevraagd om een convenant te tekenen, waarin duidelijk opgenomen wordt dat zij onder geen enkel beding eventuele vertrouwelijke informatie (vooral van PC's van secretariaten en/of directies) mogen kenbaar maken aan derden.

Ook de paswoorden vallen onder deze informatie die vertrouwelijk behandeld moeten worden.